NORTHERN GAME SUMMIT 2017 –TAPAHTUMAN TEKNIIKKA

Joni Heikkinen, TTK15SD

Northern Game Summit –tapahtuma järjestettiin jälleen Kajaanin ammattikorkeakoulun opiskelijoiden voimin jo kuudetta kertaa. Tapahtuman ajankohta oli 5.-6. lokakuuta ja yhteistyö Bio Rexin kanssa jatkui tänäkin vuonna. Datacenter-opiskelijat jatkoivat perinnettä ja vastasivat tapahtuman teknisen osuuden järjestämisestä. 

Olen kolmannen vuoden DC-opiskelija ja olin toista vuotta mukana järjestämässä NGS:n tekniikkaa. Vuonna 2016 olin tekniikan tiimissä vastaamassa työparin kanssa salista 2 Bio Rexillä ja vuonna 2017 toimin tekniikan vastaavana. Toimenkuvaan kuului tapahtuman tekniikan suunnittelu, tilaus sekä ylläpito ja valvonta. 

Aloitin hommani dokumentaation läpikäynnillä ja osallistuin palavereihin muiden järjestäjien kanssa. Kevään aikana keräsin ensimmäisen vuoden opiskelijoista itselleni kuuden hengen tiimin vastaamaan perustason töistä tapahtuman aikana. Onnekseni sain tiimiin myös kolme opiskelijaa omalta vuosikurssiltani, jotka olivat kanssani edellisenä vuonna tapahtumassa. He opastivat ensikertalaisia ja auttoivat valvomaan tapahtuman kulkua sekä testauksia. Ääniteknikoksi saimme jo muutaman kerran mukana olleen entisen opiskelijan, joka sai äänipuolen toimimaan nopeasti ja helposti. Tiimin ollessa kasassa pystyin keskittymään laitteiston läpikäymiseen. Jonkin verran asiaa tutkittuani keräsin koulun tiloista kaiken mitä pystyin ja loput vuokrasimme tapahtumatekniikkaan erikoistuneelta yritykseltä. Seuraavana olikin vuorossa syksyn aikataulujen ja työtehtävien suunnittelu, jota tein pääosin kesän lopulla. 

Koulun aloituksesta ei ehtinyt vierähtää kuin tovi, kun aloitimme testaukset Bio Rexin tiloissa. Testauksia tehtiin kolmena viikkona ennen tapahtumaa ja äänilaitteistoa lukuun ottamatta kaikki oli pääosin kunnossa näiden testauksien jälkeen. Selvitimme kuvanlaadun kanssa esiin tulleita ongelmia ja kävimme läpi työtehtäviä tiimin kanssa, jotta jokainen tietäisi mitä tehdä tapahtuman aikana. Kävimme myös läpi joitakin mahdollisia ongelmatilanteita ja kuinka niistä selvitään. Teknisesti tällaisen tapahtuman järjestäminen ei ole hirveän monimutkaista, mutta silti joka vuosi on erilaisia ongelmia selvitettäväksi. Tästä syystä testaus ja rutiinien hiominen on tärkeää. 

Tapahtumaviikolla saimme äänilaitteet ja ääniteknikon paikalle sekä teimme joitakin muutoksia käytössä olleeseen laitteistoon, sillä koululta lainatut tietokoneet eivät jaksaneet toimia vaaditulla tasolla. Kovan työn ansiosta tapahtuman tekniikka saatiin kuitenkin pyörimään ja itse tapahtuman aikana ilmenneet ongelmat olivat pääosin hyvin pieniä, eivätkä ne palautteiden perusteella kovin pahasti vierailijoita häirinneet. Perinteisen tapahtumatekniikan lisäksi toimenkuvaan kuului tänä vuonna laitteiston hankkiminen Mariokea varten Club96:n tiloihin. Kyseessä on siis karaoke peliaiheisilla sanoituksilla.  

Tekniikan vastaavana toimiminen opetti monia uusia asioita ja vahvisti joitakin käsityksiä johtamisesta ja kommunikaation tärkeydestä. Päädyin siihen, että dokumentaatio, kommunikaatio, yhteistyö, johtaminen ja hyvä suunnittelu ovat äärimmäisen tärkeitä osa-alueita tällaisessa työssä. Varsinkin dokumentaation tärkeys korostuu NGS:ssa, koska järjestäjät vaihtuvat vuosittain. Vaikka homma oli lopulta melko raskas, niin en kadu haasteen vastaanottamista. Toivotan onnea tulevien vuosien järjestäjille ja siirryn itse kohti uusia haasteita. 

Bookmark the permalink.